База знаний
Другие настройки
Добавляйте дополнительные настройки для ускорения внутренних процессов в вашей компании. Вы можете подключить уведомления, настроить интеграции с бухгалтерскими и HR-системами и автоматизировать организацию командировок.
Email-уведомления
Настраивать уведомления для компании могут пользователи с правами доступа «Главный координатор» и «Главный координатор +».
Вот о каких событиях мы можем оповестить вас по электронной почте:
- Создание поездки — факт создания командировки без добавления услуг
- Бронирование услуги — как только что-то было забронировано, вам придет уведомление с подтверждением
- Выписка услуги — по любой оформленной услуге придет email с билетом или ваучером во вложении
- Запрос отмены услуги — если по какой-то услуге вы запросили возврат, вам придет об этом уведомление
- Отмена услуги — как только запрошенная услуга будет отменена, вы получите email с деталями и документами
- Личные сообщения — если сотрудники службы поддержки что-то написали вам в мессенджере, вы это увидите
- Истекающий тайм-лимит — за определенный срок до снятия резерва мы напомним вам об этом
- Отправить документы пассажиру — если вы оформляете услуги для других сотрудников, вам не нужно будет пересылать им документы для поездки — они поступят им на email автоматически
- Аннуляция услуги — уведомление о снятии резерва
- Мониторинг рейсов — начало регистрации, изменение времени вылета или отмена, назначение выхода, назначение ленты багажа
Как настроить email-уведомления?
Нажмите на кнопку «Email-уведомления».
Во всплывающем окне откроется список всех доступных для получения сообщений. Чтобы активировать уведомления, поставьте галочку слева от нужного типа события.
Во всплывающем окне откроется список всех доступных для получения сообщений. Чтобы активировать уведомления, поставьте галочку слева от нужного типа события.
При необходимости получать дублирующие сообщения на другие email, добавьте их к каждому типу события, нажав на кнопку «Добавить email». Введите данные электронной почты и нажмите «Сохранить».
Для завершения настроек уведомлений нажмите на кнопку «Сохранить» во всплывающем окне.
Настройки формы предварительного согласования
Форма предварительного согласования упрощает процесс создания командировки в системе.
Здесь вы можете указать основные данные, которые должен внести сотрудник при создании поездки.
Здесь вы можете указать основные данные, которые должен внести сотрудник при создании поездки.
Справочник организаций
Добавьте список компаний, из которых сотрудник выберет нужную опцию на этапе создания своей поездки (это можно сделать обязательным этапом). Список легко импортировать из Excel.
Способ оплаты
Вы можете внести один или несколько возможных вариантов оплаты проживания для категорий «Транспорт» и «Проживание».
При создании поездки сотруднику останется только выбрать одно из них, либо пункт «Другое» (чтобы указать произвольное значение).
Работа в выходные
В форме предварительного согласования вы можете указать работу в выходные дни, выбрав причину и способ компенсации.
По умолчанию на выбор доступны 2 варианта компенсации:
Формулировки вариантов компенсации можно редактировать.
Поля «Организация» и «Причины работы в выходной день» можно заполнять через справочник, по аналогии с расходами в авансовых отчетах.
Автовыписка услуг
При отправке поездки на согласование у сотрудника появляется кнопка «Оформить автоматически при успешном согласовании». Как только согласующий одобряет услуги в корзине, все, что было в статусе «Резерв», оформляется автоматически. Все услуги в статусе «Истек резерв» будут восстановлены и тоже оформлены, если их стоимость не успела измениться.
Если в поездке были репрайсы, блокировки или аннуляции, система выпишет только услуги без изменений.
По «застрявшим» услугам инициатор согласования получит письмо с оповещением.
Опция автовыписки услуг по умолчанию включена во всех компаниях и применяется везде, где созданы схемы согласования поездок. Мы можем опционально отключить автовыписку в настройках компании — для этого обратитесь к своему сервис-менеджеру.
Добавьте список компаний, из которых сотрудник выберет нужную опцию на этапе создания своей поездки (это можно сделать обязательным этапом). Список легко импортировать из Excel.
Способ оплаты
Вы можете внести один или несколько возможных вариантов оплаты проживания для категорий «Транспорт» и «Проживание».
При создании поездки сотруднику останется только выбрать одно из них, либо пункт «Другое» (чтобы указать произвольное значение).
Работа в выходные
В форме предварительного согласования вы можете указать работу в выходные дни, выбрав причину и способ компенсации.
По умолчанию на выбор доступны 2 варианта компенсации:
- двойная оплата;
- дополнительный выходной (например, если сотрудник работал в субботу и получил за это отгул в следующий вторник).
Формулировки вариантов компенсации можно редактировать.
Поля «Организация» и «Причины работы в выходной день» можно заполнять через справочник, по аналогии с расходами в авансовых отчетах.
Автовыписка услуг
При отправке поездки на согласование у сотрудника появляется кнопка «Оформить автоматически при успешном согласовании». Как только согласующий одобряет услуги в корзине, все, что было в статусе «Резерв», оформляется автоматически. Все услуги в статусе «Истек резерв» будут восстановлены и тоже оформлены, если их стоимость не успела измениться.
Если в поездке были репрайсы, блокировки или аннуляции, система выпишет только услуги без изменений.
По «застрявшим» услугам инициатор согласования получит письмо с оповещением.
Опция автовыписки услуг по умолчанию включена во всех компаниях и применяется везде, где созданы схемы согласования поездок. Мы можем опционально отключить автовыписку в настройках компании — для этого обратитесь к своему сервис-менеджеру.
Следующий раздел «Интеграции»